In de Help kunt u alles over de nieuwe functies van GroupWise vinden. Klik op Help > Wat is er nieuw.
U kunt toegang krijgen tot de on line Gebruikershandleiding via Help > Gebruikershandleiding.
U kunt contactpersonen (personen, organisaties, groepen en bronnen) weergeven en beheren vanuit de map Contactpersonen in de postbus. Wijzigingen die u aanbrengt in de map Contactpersonen, worden ook doorgevoerd in het overeenkomstige adresboek (standaard Voorkeurslijst).
Gebruik de checklistmap om een hoofdtakenoverzicht te maken. U kunt elk item naar deze map verplaatsen en in de gewenste volgorde sorteren.
U kunt een checklistgebied maken in elke map. Klik op de map > selecteer Checklist in de vervolgkeuzelijst Weergave. Het checklistgebied wordt boven aan de map weergegeven.
U kunt termijnen toewijzen aan checklistitems.
U kunt de functie Verwerking van ongewenste e-mail gebruiken om ongewenste Internet e-mail te blokkeren of weg te gooien. Klik met de rechtermuisknop op een item van Internet > klik op Ongewenste e-mail > klik op een optie. U kunt e-mail van Internet e-mailadressen en Internet-domeinen blokkeren of weggooien.
Als u alle Internet e-mail wilt weggooien die afkomstig is van adressen die niet voorkomen in een van uw persoonlijke adresboeken (inclusief het adresboek Voorkeurlijst), klikt u in het menu Extra op Verwerking van ongewenste e-mail > Ongewenste e-mail bepalen aan de hand van persoonlijke adresboeken.
U kunt verhinderen dat e-mail van een Internet e-mailadres of een Internet-domein wordt geblokkeerd of weggegooid door het adres of domein toe te voegen aan de lijst met betrouwbare adressen. Klik in het menu Extra op Verwerking van ongewenste e-mail > Lijst met betrouwbare adressen > Nieuw.
U kunt GroupWise Messenger gebruiken om expresberichten te verzenden aan een willekeurige persoon in de lijst met contactpersonen van GroupWise Messenger.
Als u een expresbericht wilt verzenden, klikt u in het menu Bestand op Nieuw > Expresbericht. Deze optie is alleen beschikbaar als GroupWise Messenger is genstalleerd.
Als u de lijst met contactpersonen van GroupWise Messenger wilt weergeven, klikt u in het menu Extra op Messenger > Lijst met contactpersonen.
Als u opties van GroupWise Messenger wilt opgeven, klikt u in het menu Extra op Messenger > Voorkeuren.
In de map Verzonden items worden alle items weergegeven die u hebt verzonden (tenzij u de verzonden items na het verzenden in een andere map plaatst). Gebruik deze map om te zoeken naar items die u bijvoorbeeld opnieuw wilt verzenden, opnieuw wilt plannen of wilt intrekken.
Wanneer u items verzendt in de externe modus of de cachemodus, wordt het aantal items in de wachtrij weergegeven tussen vierkante haken rechts van de map Verzonden items. Dit getal wordt weergegeven totdat de items zijn verzonden.
Op de tabbladen van itemweergaven kunt u selecties maken, opties instellen en aanvullende gegevens over het item opgeven.
De tabbladen Contactpersoon, Kantoor en Persoonlijk van een contactpersoon bevatten velden waarop u gegevens over de contactpersoon in de map Contactpersonen, het adresboek Voorkeurslijst en andere persoonlijke adresboeken kunt wijzigen en toevoegen. 
Het tabblad Overzicht van een contactpersoon bevat de basisgegevens over de contactpersoon. Ontwikkelaars kunnen hun eigen XSL-opmaakmodel schrijven om deze overzichtspagina aan te passen.
Er zijn nieuwe velden toegevoegd voor contactpersonen voor meerdere e-mailadressen, meerdere expresberichtadressen, het thuisadres, een persoonlijke website, de website van het bedrijf en de verjaardag.
Er zijn nieuwe velden toegevoegd voor organisaties voor de website van het bedrijf en de primaire contactpersoon.
U kunt aan elk item een categorie toewijzen, inclusief contactpersonen. Categorien zorgen voor een manier om items te organiseren. 
Klik met de rechtermuisknop op een item als u een categorie wilt toevoegen > klik op Categorien > Meer. Typ een categorienaam in het onderste tekstvak > klik op Toevoegen.
Selecteer de categorienaam in het dialoogvenster Categorien en klik op Kleur bewerken als u een kleur wilt toevoegen aan een categorie > selecteer een kleur > klik op OK. De kleuren worden weergegeven in de itemlijst en in de Agenda.
U kunt filteren op categorien door het menu Weergeven naast het nieuwe filterpictogram te gebruiken. Dit menu is beschikbaar nadat u een categorie hebt gemaakt. U kunt een kolomkop voor de categorie toevoegen en de itemlijst sorteren op categorie.
U kunt een persoonlijk onderwerp toevoegen aan een item in de itemlijst. Open het item > klik op het tabblad Aanpassen > voer een onderwerp in het tekstvak Onderwerp in. Dit onderwerp wordt weergegeven in de itemlijst en in de Agenda. Wanneer u het item opent, kunt u het oorspronkelijke onderwerp zien.
Het nieuwe filterpictogram bestaat uit twee cirkels die elkaar overlappen. Wanneer een filter is ingeschakeld, krijgen de cirkels een kleur.
Het dialoogvenster Filter is vereenvoudigd zodat u gemakkelijker kunt filteren. Het vorige dialoogvenster Filter heet nu Geavanceerde filter.
De Agenda heeft een nieuwe koptekst met nieuwe navigatie- en besturingselementen om de datum te kiezen. De kleuren in de Agenda zijn zachter, zodat de kleuren van categorien van Agenda-items beter opvallen.
Vrijwel iedere weergave heeft een nieuwe koptekst. Deze koptekst bevat informatie over de huidige map of weergave.
Wanneer u een item samenstelt en op Adres klikt op de werkbalk van een itemweergave, wordt de selectiefunctie voor adressen gestart. Hiermee kunt u een item gemakkelijker adresseren.
Als u het systeemadresboek wilt openen, klikt u op Adresboek in de werkbalk van het hoofdscherm.
In het adresboek worden de adresboeken weergegeven in het linkerdeelvenster van de weergave Adresboek. U kunt elk adresboek uit- of samenvouwen$$ door op + of - te klikken.
In het adresboek worden groepen weergegeven onder elk uitgevouwen adresboek. Contactpersonen, faciliteiten, organisaties en groepen worden in het rechtervenster van de adresboekweergave weergegeven. 
Open het adresboek zodat de groep wordt weergegeven als u namen wilt toevoegen aan de groep > klik op een adresboek > sleep een naam vanuit het rechterdeelvenster naar de groep in het linkerdeelvenster.
In een item dat u aan het opstellen bent, kunt u de naam van een gemachtigde of de account waarvan u dit item wilt verzenden, selecteren door te klikken op de vervolgkeuzelijst Van.       
De werkbalk boven een map of item is contextgevoelig. De knoppen bieden de opties die u op die locatie het meest nodig hebt.
Klik op Extra > Reservekopie postbus als u een lokale reservekopie van de postbus wilt maken. Klik op Bestand > Reservekopie openen als u de reservekopie wilt opslaan.
Klik op Accounts > Accountopties > Algemene opties > ICAL gebruiken bij verzenden van afspraken via SMTP als u de afspraken wilt opmaken in ICAL.
Klik met de rechtermuisknop op een nieuwsgroepitem als u dit wilt markeren overeenkomstig uw wensen > klik op Thread markeren > Kijken, Lezen of Negeren. U kunt vervolgens berichten filteren op basis van de threadstatus.
Klik op Bewerken als u de laatste bewerking van een item ongedaan wilt maken > klik op Ongedaan maken.
Klik op de kolomkop als u de itemlijst snel wilt sorteren op basis van de betreffende kolom.
Als u een gemachtigde schrijfrechten geeft, mag hij of zij uw handtekening onder berichten zetten.
U kunt nieuwsgroepitems weergeven en posten vanuit GroupWise. Klik op Accounts als u een nieuwsgroepaccount (NNTP) wilt instellen > klik vervolgens op Accountopties > tabblad Nieuws > Toevoegen.
De routeervolgorde van een bericht of taak die u aan het maken bent, is makkelijk te wijzigen. U hoeft alleen de namen in de gewenste volgorde te slepen. Open een item als u een gerouteerd e-mailbericht of een gerouteerde taak wilt maken > klik vervolgens op Acties > Routebrief.
Extra informatie over GroupWise-gebruikers kunt u vinden in de toepassing Syntaxisinfo. Terwijl u een naam in het vak Aan typt of op de namen in het adresboek klikt, geeft Syntaxisinfo de afdeling van de gebruiker, het faxnummer enzovoort weer.
Terwijl u een item adresseert, kunt u met Syntaxisinfo door de gegevens van iedere gebruiker met dezelfde naam gaan. Stel dat u de voornaam en de afdeling van iemand weet aan wie u een bericht wilt sturen. Open een item > typ de voornaam van de persoon > druk op de pijl-omlaag als Syntaxisinfo wordt weergegeven totdat u de betreffende persoon hebt gevonden.
Als u een item vanaf uw POP3- of IMAP-account wilt verzenden binnen GroupWise, maakt u eerst een item > klik op de keuzelijst Van > klik op de gewenste account. U kunt ook op de pijl-omlaag klikken onder de knop Verzenden en vervolgens de gewenste account selecteren.
U kunt voor elke account een andere handtekening gebruiken. Klik op Accounts > Accountopties > een account > Eigenschappen > tabblad Handtekening. Schakel vervolgens het selectievakje van de handtekening in > typ de gewenste handtekening voor die account > klik achtereenvolgens op Automatisch toevoegen of Melden voor toevoegen > OK > Sluiten.
U kunt uw agenda in de HTML-opmaak afdrukken. Klik op Bestand > klik op Agenda afdrukken > klik op het tabblad Opties > schakel het selectievakje Afdrukken naar een HTML-bestand in > klik op Afdrukken.
Met het het afdrukvoorbeeld kunt u diverse opmaken en afdrukopties van de Agenda bekijken. Klik op Bestand > klik op Agenda afdrukken > selecteer de gewenste opties op het tabblad Formulier, Inhoud en Opties > klik op Afdrukvoorbeeld. Druk op Afdrukken als u tevreden bent met de agenda.
U kunt schakelen naar een andere uitvoermodus voor GroupWise. Hiervoor gebruikt u de vervolgkeuzelijst in de koptekst boven de mappenlijst. U kunt kiezen uit de modi On line, Cache en Extern. Het kan zijn dat u GroupWise opnieuw moet starten; dit is afhankelijk van de modus die u kiest.
Met de Cachemodus kunt u vanaf de vaste schijf werken zonder dat u steeds met het netwerk verbonden hoeft te zijn. Als u een cachepostbus wilt instellen, klikt u op Cache in de vervolgkeuzelijst in de koptekst van de mappenlijst > geef een directory op > klik op OK.
Als u bijvoorbeeld op een laptop werkt in de Cachemodus, kunt u de verbinding met het netwerk verbreken. Wanneer u klaar bent met werken in de Cachemodus, herstelt u de verbinding met het netwerk. U zult worden gevraagd GroupWise opnieuw te starten.
U kunt Notify gebruiken om alarmmeldingen naar uw semafoon te sturen. Klik met de rechtermuisknop op het pictogram Notify op de werkbalk van Windows > klik op Opties > klik op het tabblad Signalen > schakel het selectievakje Naar semafoon sturen in > voer de juiste adresseringsopmaak in > klik op OK. Er wordt ter ondersteuning een voorbeeldopmaak gegeven.
U kunt geselecteerde items makkelijk uit uw postbus verwijderen en wissen zonder ze naar de prullenbak te verplaatsen. Selecteer een item (of meerdere items met Ctrl+klik of Shift+klik) > klik op Bewerken > klik op Verwijderen en weggooien.
Rechts van veel menuopties staan sneltoetsen. Klik bijvoorbeeld op Bewerken als u items wilt verwijderen en wissen zonder ze naar de Prullenbak te verplaatsen > klik op Verwijderen en weggooien. U kunt ook op Shift+Del drukken.
U kunt adresboeketiketten vanuit het GroupWise-adresboek afdrukken. Open het Adresboek > selecteer de gebruiker(s) > klik op Bestand > Afdrukken > Geselecteerde items > OK > klik op het tabblad Formulier > klik op Labels. U kunt kiezen welke velden u wilt weergeven, een afdrukvoorbeeld van de etiketten weergeven en tot slot de etiketten afdrukken.
U kunt een lijst afdrukken met persoonlijke informatie van de individuele gebruikers. Open het Adresboek > selecteer de gebruikers voor wie u informatie wilt afdrukken > klik op Bestand > Afdrukken > Geselecteerde items > OK > klik op het tabblad Formulier > klik op Lijst. U kunt kiezen welke velden u wilt weergeven, een afdrukvoorbeeld van de lijst weergeven en tot slot de lijst afdrukken.
U kunt de adresboekkolommen anders rangschikken dan de eigenaar van het gedeelde adresboek de kolommen heeft gerangschikt. Sleep een kolomkop gewoon naar de gewenste plaats.
Wanneer u een vakantieregel maakt om inkomende items te beantwoorden, wordt de optie Allen beantwoorden uitgeschakeld om te voorkomen dat massaal berichten worden verzonden wanneer de regel is geactiveerd. Klik op Help voor gedetailleerde informatie over het maken van vakantieregels > klik op Help > Help-onderwerpen > typ vakantie in het tekstvak > klik op Weergave. Dubbelklik om een vakantieregel te maken.
U kunt een item doorsturen zonder het in te voegen als een bijlage. U kunt tevens diverse items selecteren en deze ineens doorsturen.
U kunt in de QuickViewer het lettertype (lettertype, tekenstijl en punten) van de weergegeven tekst wijzigen. Klik met de rechtermuisknop op een willekeurige plaats in QuickViewer > klik op Lettertype > breng uw wijzigingen aan > klik op OK.
Met GroupWise kunt u e-mailberichten van meerdere POP3- en IMAP4-e-mailaccounts verzenden en ontvangen.
U kunt POP3- en IMAP4-e-mailaccounts toevoegen aan GroupWise. Klik op Accounts als u een account wilt toevoegen > klik achtereenvolgens op Accountopties > Toevoegen.
U werkt in GroupWise Remote als het woord Remote wordt weergegeven in de koptekst boven de mappenlijst.
U kunt het afzenderadres wijzigen van een item dat u verzendt naar een door u toegevoegde POP3- of IMAP4-account. Hiervoor klikt u in het item op de vervolgkeuzelijst Van en vervolgens op de accountnaam.
U kunt items automatisch verzenden en ophalen vanaf uw POP3- en IMAP4-e-mailaccounts. Klik op Accounts > Accountopties > Algemene opties > selecteer Alle gemarkeerde accounts verzenden/ophalen elke __ minuten > geef een tijd op > klik op OK > Sluiten. Klik op Accounts als u deze optie snel wilt in- of uitschakelen > klik op Automatisch verzenden/ophalen.
In de externe modus kunt u toegang krijgen tot POP3-, IMAP4- en LDAP-Internet-accounts zonder verbinding te maken met de backend-server van GroupWise. Klik in de externe modus op Accounts > Accountopties als u accounts wilt toevoegen en configureren.
U kunt de e-mailadressen en de antwoordadressen van een POP3- of IMAP4-e-mailaccount wijzigen door op Accounts te klikken > klik op Accountopties > selecteer de account > klik op Eigenschappen > bewerk de gegevens.
U kunt een gerouteerd e-mailbericht of een gerouteerde taak maken. Klik in een item op Acties > Routebrief.
Als u de beveiligingssoftware Entrust, Microsoft Base of Enhanced Cryptographic Provider hebt genstalleerd en deze gebruik, kunt u op een veilige manier uw items ondertekenen en coderen via de knoppen op de werkbalk.
Selecteer de gewenste beveiligingsserviceprovider als u meerdere providers hebt genstalleerd door achtereenvolgens te klikken op Extra > Opties > Verzenden > tabblad Beveiliging. Afhankelijk van de beveiligingsserviceprovider moet u zich wellicht aanmelden.
Klik op Extra > Opties > Certificaten als u de beveiligingscertificaten wilt bekijken, importeren, exporteren of verwijderen. Ook kunt u ook certificaten aanvragen en het standaardcertificaat instellen. Als u deze handelingen wilt uitvoeren op beveiligingscertificaten die u van andere gebruikers hebt ontvangen, opent u eerst een contactpersoon > klik op het tabblad Certificaten.
Gebruik de HTML-werkbalk om tekst op te maken of om een achtergrondkleur of afbeelding toe te voegen aan uw items.
U kunt personen en e-mailadressen met behulp van de LDAP-adreslijstservices zoeken. Klik in het adresboek op het LDAP-adresboek > selecteer een adreslijstservice > typ een naam of e-mailadres > klik op Ophalen.
Als u een beveiligd item ontvangt van een andere gebruiker en het beveiligingscertificaat in eerste instantie niet vertrouwt, kunt u het later vertrouwen door het item te openen > klik achtereenvolgens op Bestand > Beveiligingseigenschappen > Vertrouwen bewerken.
Open een item als u bij het samenstellen van het item wilt kunnen kiezen tussen weergave met onbewerkte tekst en HTML > klik achtereenvolgens op Weergave > Normale tekst of HTML.
Als u wilt dat ontvangers van een gerouteerd item een GroupWise-wachtwoord moeten invoeren voordat ze een item kunnen markeren als Voltooid, klikt u in de itemweergave op het tabblad Verzendopties > klik op het tabblad Beveiliging > selecteer Wachtwoord nodig voor voltooien gerouteerd item > klik op OK.
U kunt de tijdsduur wijzigen dat de LDAP-server zoekt voordat deze overgaat op een time-out. Klik in het adresboek op het LDAP-adresboek > Directory's > directoryservice > Eigenschappen > tabblad Zoeken > sleep de balk onder Zoektijd voordat time-out plaatsvindt > klik op OK > Sluiten.
Klik op Accounts als u een kopie van POP3-items op de POP3-mailserver wilt achterlaten > klik op Accountopties > accountnaam > Eigenschappen > tabblad Geavanceerd > Een kopie van berichten op de server opslaan.
Als het document waarmee u wilt werken, door iemand anders wordt gebruikt, kunt u dat document toch bekijken in de viewer of een alleen-lezen kopie van dat document in de brontoepassing openen.
U kunt een nieuwe lijst van onder andere uw nieuwe postberichten, taken en afspraken openen zonder dat u daarvoor GroupWise hoeft te starten. Klik op het pictogram GroupWise Notify op de taakbalk van Windows om de Berichtenlijst te openen. U kunt de Berichtenlijst open laten staan waardoor u makkelijker kunt controleren of er nieuwe items zijn. Dit is vooral handig als u niet tijdens uw werk door GroupWise Notify wilt worden onderbroken, maar toch regelmatig wilt kunnen controleren of er nieuwe items zijn.
U kunt uw berichten, notities, taken enzovoort als documenten in de bibliotheek opslaan. Klik op het item > Bestand > Opslaan als. Klik vervolgens op In GroupWise-bibliotheek opslaan in de eerste keuzelijst.
U kunt items en documenten zoeken die voldoen aan de criteria die u hebt opgegeven in Volgens voorbeeld. U hoeft alleen in elke veld op het tabblad Volgens voorbeeld een voorbeeld te typen van de gegevens waarnaar u GroupWise wilt laten zoeken. Klik op Extra als u Volgens voorbeeld wilt gebruiken > klik op Zoeken > tabblad Volgens voorbeeld.
Met de wizard Massabewerkingen document kunt u een grote groep documenten verwijderen. Klik in de on line modus op Extra > Massabewerkingen document > Verwijderen.
Als Document echon is ingeschakeld, wordt er automatisch een kopie van elk document waarmee u werkt, in de externe bibliotheek geplaatst. Als u de externe modus of cachemodus gebruikt, hebt u op deze manier toegang tot alle documenten waaraan u recentelijk hebt gewerkt. Klik op Extra > Opties > dubbelklik op Documenten > klik op het tabblad Algemeen.
De status van een document is makkelijk te bepalen. Klik op de documentverwijzing > Bestand > Eigenschappen. De status van de versie van het betreffende document wordt helemaal onder in het dialoogvenster weergegeven en laat onder andere de naam zien van de persoon die het document heeft geopend of afgemeld.
U kunt integraties voor elk document afzonderlijk in- of uitschakelen. Dit houdt in, dat u GroupWise met Word kunt integreren zonder dat u GroupWise met Excel hoeft te integreren. Klik op Extra > Opties > dubbelklik op Documenten > klik op het tabblad Integraties.
U kunt opgeven hoeveel documentverwijzingen er door GroupWise in de map Documenten moeten worden opgeslagen. Standaard zijn dat er vijftig, maar u kunt er meer of minder opgeven. Klik met de rechtermuisknop op de map Documenten > klik op Eigenschappen > klik op het tabblad Documenten > geef het aantal documenten op dat GroupWise in de map moet weergeven.
Als er meerdere versies van een document zijn, kunt u de officile versie van het document in de lijst Versies opgeven. Klik op de documentverwijzing > Acties > Versies > klik op de versie > klik op Acties > Officile versie markeren.
U kunt een documentverwijzing naar een document in de bibliotheek maken. Klik op Bestand > Nieuw > Documentverwijzing. Als u het documentnummer niet weet, klikt u op Zoeken om het document op te zoeken.
U kunt opgeven wanneer u wilt dat een documentverwijzing door GroupWise in de map Documenten moet worden opgeslagen. Standaard wordt een documentverwijzing in de map Documenten geplaatst als u een document opent, maakt, weergeeft of importeert. Klik met de rechtermuisknop op de map Documenten als u wilt opgeven wanneer een documentverwijzing wordt toegevoegd aan de map Documenten > klik vervolgens op Eigenschappen > tabblad Documenten. 
U kunt uitzoeken wie uw documenten heeft geopend, bewerkt of gekopieerd. Elke activiteit met een document (openen, verwijderen, afmelden, enzovoort) wordt in het activiteitenlogboek opgeslagen. Als u rechten voor het document hebt, kunt u de documentactiviteit in het activiteitenlogboek weergeven. Klik op de documentverwijzing > Bestand > Eigenschappen > Activiteitenlogboek.
Als er meerdere versies van een document zijn, kunt u de officile versie van het document in de lijst Versies opgeven. Klik op de documentverwijzing > Acties > Versies. Alle versies van het geselecteerde document worden afgebeeld.
U kunt opgeven welke bibliotheek de standaardbibliotheek moet zijn. Klik op Extra > Opties > dubbelklik op Documenten. In de lijst Bibliotheeknamen klikt u op de bibliotheek die u als standaard wilt instellen, waarna u op Standaardinstelling klikt. U kunt te allen tijde de standaardbibliotheek wijzigen.
U kunt de status van een document wijzigen. Als u bijvoorbeeld een document wilt openen en er gemeld wordt dat het document reeds is geopend terwijl u zeker weet dat dit niet zo is, kunt u met Documentstatus opnieuw instellen de status in Beschikbaar wijzigen. Klik met de rechtermuisknop op de documentverwijzing > klik op Documentstatus opnieuw instellen.
U kunt op het tabblad Documenteigenschappen velden verplaatsen, wijzigen en verwijderen. Via het tabblad Eigenschappenconfiguratie in Setup bibliotheek kunt u opgeven welke velden er op het tabblad Documenteigenschappen moeten staan. Daarnaast kunt u ook de grootte en locatie van elk veld instellen. Klik op Extra > Opties > dubbelklik op Documenten > klik op de bibliotheek > Eigenschappen. 
Het is heel eenvoudig de documenten op te zoeken waarmee u de laatste tijd hebt gewerkt. Klik op de map Documenten. In deze map staat een verwijzing naar elk document dat u hebt geopend, weergegeven of bewerkt.  
U kunt met behulp van de wizard Massabewerkingen document het onderwerp, de auteur of andere documenteigenschappen voor een groep documenten wijzigen. Klik in de on line modus op Extra > Massabewerkingen document > Eigenschappen wijzigen.
Met Gedeelde mappen kunt u de leden van uw team met de projectdocumenten laten werken. Wanneer u een document in een gedeelde map plaatst, hebben alle personen die toegang tot deze map hebben, automatisch het recht om het document weer te geven.
U kunt mappen met documenten in een bibliotheek van GroupWise importeren. Klik op Bestand > Documenten importeren > Volledige directory toevoegen. U kunt ook een map slepen vanuit de Windows Verkenner naar GroupWise.
Als u vaak uw documenten met dezelfde personen deelt, kunt u standaard deelrechten opgeven voor alle documenten die u maakt. Door GroupWise worden de door u opgegeven standaard deelrechten toegekend aan elk document dat u maakt. Klik op Extra > Opties > dubbelklik op Documenten > klik op de bibliotheek > Eigenschappen > Standaardinstellingen voor delen.
U kunt documenten, zoals onkostenrapporten en reisaanvragen, die u en andere personen uit de organisatie vaak gebruiken, met het documenttype Sjabloon opslaan. Deze documenten worden weergegeven in de lijst GroupWise-sjablonen (in Bestand > Nieuw > Document) zodat u ze kunt selecteren wanneer u een document maakt.
Met de wizard Massabewerkingen document kunt u een groep documenten verplaatsen naar een andere bibliotheek. Klik in de on line modus op Extra > Massabewerkingen document > Verplaatsen.
Als iemand het bedrijf heeft verlaten, kan de bibliothecaris met de wizard Massabewerkingen document de documenten van die persoon aan iemand anders toewijzen door het veld Auteur aan te passen. Klik in de on line modus op Extra > Massabewerkingen document > Eigenschappen wijzigen. 
Het verzenden van een document naar anderen is een eenvoudige stap, ongeacht of de persoon deel uitmaakt van uw groep, op een andere afdeling in het bedrijf werkt of een onervaren gebruiker is. Wanneer u een document aan een bericht koppelt, kunnen alleen diegenen met de juiste rechten voor het document het document via de bibliotheek openen, terwijl diegenen zonder rechten slechts een kopie van het document te zien krijgen.
Voor het downloaden van documenten in de externe modus is veel vaste-schijfruimte vereist. U kunt bekijken welke documenten op de vaste schijf zijn opgeslagen en deze verwijderen om schijfruimte vrij te maken. Klik in de externe modus op Extra > Bibliotheekgrootte beheren.
De bibliothecaris (een gebruiker die van de systeembeheerder beheerrechten heeft gekregen) kan deelrechten verplaatsen, kopiren, verwijderen en wijzigen of met behulp van de wizard Massabewerkingen document de eigenschappen van alle documenten in een bibliotheek wijzigen. Klik in de on line modus op Extra > Massabewerkingen document > Eigenschappen wijzigen.
U kunt van alle documenten die u maakt, vrij toegankelijke documenten maken. Het enige wat u hoeft te doen, is de <Algemene gebruikerstoegang> standaard volledige rechten geven.  Als u dit doet, krijgt iedereen met rechten voor de bibliotheek de volledige rechten voor de documenten die u maakt. Klik op Extra > Opties > dubbelklik op Documenten > klik op de bibliotheek > Eigenschappen > Standaardinstellingen voor delen.
Op eenvoudige wijze kunt u bepaalde versies van verwijderde documenten terughalen. In het Activiteitenlogboek van het document vindt u het volledige pad naar en de bestandsnaam van het documentobject, vooropgesteld dat het veld "Bestandsnaam" zichtbaar is. Klik op de documentverwijzing als u de bestandsnaam wilt weergeven > klik achtereenvolgens op Bestand > Eigenschappen > Activiteitenlogboek. Nadat u het bestand hebt hersteld, importeert u het document als een nieuwe versie.
U kunt de spelling van berichten automatisch laten controleren voordat u ze gaat verzenden. Klik op Extra > Opties > dubbelklik op Omgeving > selecteer Voor verzending spelling controleren.
GroupWise beschikt over diverse vooraf gedefinieerde mappen Zoekresultaten die u kunt gebruiken. Klik op Bestand > Nieuw > Map > Map Zoekresultaten > voorgedefinieerde map met zoekresultaten
Als u uw naam wilt opnemen in het vak Aan van de afspraken die u inplant, selecteert u de optie Mezelf in nieuwe afspraken opnemen op het tabblad Agenda in Opties voor datum en tijd.
U kunt de weeknummers in de agendaweergave weergeven. Selecteer de optie Weeknummer weergeven op het tabblad Agenda in Opties voor datum en tijd.
U kunt tussen de verschillende agendaweergaven schakelen zonder dat u daarvoor het hoofdvenster hoeft te sluiten. Klik eerst op Agenda in de mappenlijst en vervolgens op de werkbalkknop Agenda voor de gewenste weergave.
U kunt afspraken voorlopig accepteren door de afspraak te openen en vervolgens op de pijl-omlaag te klikken. Deze bevindt zich op de werkbalk naast Accepteren > klik op Voorlopig accepteren > OK.
GroupWise slaat de zoekcriteria van eerdere zoekopdrachten op. Klik in het dialoogvenster Zoeken op de pijl-omlaag bij het tekstvak dat zich linksboven op het tabblad Zoeken bevindt. 
U kunt een naam van het ene naar een ander adresboek kopiren. Sleep het adres uit het ene adresboek en zet het neer op het doeladresboek. 
Twee dezelfde namen zijn bij Invullen van naam van elkaar te onderscheiden. Open het adresboek Voorkeurlijst en stel een andere weergavenaam in voor een van beide namen.
U kunt Invullen van naam uitschakelen. Klik in het adresboek op Bestand > Zoekvolgorde bij invullen naam > selecteer Invullen van naam uitschakelen. 
De zoekopdracht kan sneller worden uitgevoerd door de selecties van de mappen en bibliotheken op te heffen waarin de gezochte items niet voorkomen.
U kunt klikken op de keuzelijst Weergave. Deze bevindt zich op de werkbalk. Vervolgens selecteert u de items die u in uw postbus of map wilt weergeven.
U kunt op een item klikken en op Ctrl+Q drukken om het item in de QuickViewer te lezen.
In de map Documenten kunt u de meest recente documenten opzoeken. De twee submappen bevatten de documenten die u in de bibliotheken hebt gemaakt, en alle documenten in de standaardbibliotheek waarvoor u rechten hebt. U kunt ook uw eigen mappen Zoekresultaten maken voor het opzoeken en sorteren van uw documenten.
U kunt een bericht naar iedereen in het postkantoor sturen door een asterisk (*) in het vak Aan te typen. De systeembeheerder kan instellen in welke mate u dit kunt doen. 
Alle ongelezen items worden vet weergegeven.  
U kunt de mappen in het hoofdvenster reorganiseren. Klik op een map in de mappenlijst en sleep de map naar een andere locatie.
U kunt unieke instellingen voor de weergave van uw mappen maken. U kunt bijvoorbeeld de kolommen die u wilt weergeven, de volgorde en grootte van de kolommen en de sorteervolgorde kiezen. Klik met de rechtermuisknop op een map als u een weergave-instelling wilt maken > klik achtereenvolgens op Eigenschappen > tabblad Weergave > gewenste instellingen > Opslaan als.
Pictogrammen geven de status van inkomende en uitgaande items aan.  Een e-mailbericht met een open envelop staat bijvoorbeeld voor een bericht dat u hebt geopend. 
Als u wilt nagaan wie een afspraak heeft geweigerd, klikt u met de rechtermuisknop op de map Verzonden items > klik op Eigenschappen.
U kunt een postbericht in uw postbus in een taak en een taak in een postbericht veranderen. Klik op het item > Bewerken > Wijzigen in.
Vanaf het bureaublad of vanuit de Windows Verkenner kunt u een bestand aan een item toevoegen. Sleep het bestand naar de knop Nieuw bericht op de werkbalk van GroupWise om een nieuw bericht te openen waaraan het item is toegevoegd.
Met mappen kunt u informatie met de leden van uw team delen. Maak een gedeelde map en sla daarin projectdocumenten en berichten op. Klik met de rechtermuisknop op een map als u deze wilt wijzigen > klik op Delen > Delen met > voer de namen in van de personen met wie u de items uit de map wilt delen.
U kunt groepsdiscussies voeren in een map die u met het projectteam deelt. Klik met de rechtermuisknop op een gedeelde map als u een via e-mail gevoerde discussie over een item en alle hirarchisch geordende antwoorden wilt weergeven > klik achtereenvolgens op Eigenschappen > tabblad Weergave > Weergeven als > Discussie-overzicht.
U kunt gebruikersnamen opvragen zonder daarvoor het adresboek te hoeven openen. Wanneer u de echte naam van de gebruiker in de vakken Aan, CC of BC typt, probeert het adresboek deze naam te "raden" en plaatst die naam in het adresvak.
Het plaatsen van documenten in gedeelde mappen is een eenvoudige handeling. Sleep het document van de eigen locatie (een map, de Windows Verkenner of het bureaublad) naar de gedeelde map in GroupWise. Als u daarbij nog het document wilt kopiren of verplaatsen, sleept u het document met ingedrukte rechtermuisknop.
Het verzenden van bestanden is een eenvoudige handeling. Klik met de rechtermuisknop op een bestand op het bureaublad of in de Windows Verkenner > klik op Verzenden naar > GroupWise-ontvanger. GroupWise opent een verzendvenster waarbij het bestand reeds in het bijlagevenster staat. U hoeft alleen maar de naam van de ontvanger in te voeren en op Verzenden te klikken. Deze knop bevindt zich op de werkbalk.
U kunt instellen dat anderen u niet voor bijeenkomsten kunnen inplannen door een periode in uw agenda als niet beschikbaar te markeren. Klik op de pijl-omlaag bij de knop Nieuwe afspraak op de werkbalk > klik op Geposte afspraak.
U kunt instellen dat u een ontvangstbevestiging krijgt van berichten die u vanuit GroupWise verzendt. Open een nieuw bericht > vul de gegevens in > klik op het tabblad Verzendopties > Statusinfo. Klik op Bericht in de keuzelijst Als geopend > klik op OK. Verzend het bericht. Wanneer iemand het verzonden bericht opent, laat GroupWise u dat weten.
U kunt een item in de postbus in een andere rubriek wijzigen. Bijvoorbeeld een bericht in een taak. Klik op het bericht in de postbus > klik achtereenvolgens op Bewerken > Wijzigen in > Taak. Het bericht wordt in een taak veranderd en vervolgens in de agenda geplaatst. Teksten of bijlagen blijven gewoon gekoppeld en u kunt zonder probleem commentaar toevoegen.
Het adresboek kan op diverse velden worden gesorteerd, zoals op Afdeling of E-mailadres. Open het adresboek > sleep de kolom Afdeling (of een andere kolom) naar de eerste positie > wacht totdat de items zijn georganiseerd > typ de naam van de afdeling waarnaar u op zoek bent.
QuickViewer kan u tijd besparen als de postbus vol zit. U hoeft niet elk item afzonderlijk te openen. Klik op een item of klik op de pijl-omlaag om naar het volgende bericht te gaan. Wanneer u op een documentverwijzing klikt, wordt het document in QuickViewer weergegeven.
GroupWise kan u laten weten of er post voor u is. Klik op Start op de taakbalk van Windows als u GroupWise Notify wilt starten > klik achtereenvolgens op Programma's > GroupWise > GroupWise Notify. Het werkt sneller als u een snelkoppeling op het bureaublad maakt of GroupWise Notify in de map Opstarten plaatst.
U kunt items als Ongelezen markeren. Klik met de rechtermuisknop op het bericht > klik op Later lezen. De envelop naast het item blijft gesloten en het item wordt vetgedrukt weergegeven, zodat u direct ziet dat u het bericht nog moet lezen als u de volgende keer de postbus opent.
GroupWise kan handtekeningen, zoals een naam of een titel, aan items toevoegen. Klik op Extra als u automatisch een handtekening wilt toevoegen aan elk te verzenden bericht > klik op Opties > dubbelklik op Omgeving > klik op het tabblad Handtekening. Typ de gegevens voor de handtekening in het vak. Kies of er telkens om de handtekening moet worden gevraagd of dat GroupWise de handtekening aan elk bericht moet toevoegen > klik op OK > Sluiten.
Als u het te druk hebt om taken of afspraken aan te nemen, kunt u ze delegeren. Klik op de knop Delegeren op de werkbalk > typ de naam van een medewerker > klik op Verzenden. Deze knop bevindt zich op de werkbalk. De oorspronkelijke afzender kan aan de eigenschappen van het verzonden item zien dat u het item hebt gedelegeerd.
U kunt e-mailberichten opslaan en naderhand bewerken. Open een nieuw bericht > vul enkele velden in. Klik op Bestand > Opslaan als > selecteer een map waarin u het bestand wilt opslaan (meestal wordt hiervoor de map Werk in uitvoering genomen). Als u naderhand het item wilt afmaken, zoekt u het bericht in de map Werk in uitvoering op, vult u de overige gegevens in en verzendt u het item.
U kunt de bezorging uitstellen van alles wat u verzendt. Voordat u op Verzenden klikt, klikt u op het tabblad Verzendopties > klik op Bezorging vertragen. U kunt de datum opgeven waarop het bericht moet worden bezorgd of u kunt gerekend vanaf de huidige dag opgeven na hoeveel dagen u het bericht wilt laten verzenden. Klik op Verzenden op de werkbalk.
U kunt de meldingen en signalen van iemand anders ontvangen, mits u daartoe bent gemachtigd. Klik op Extra > Opties > dubbelklik op Beveiliging > klik op het tabblad Notify. Typ de naam van de persoon in het veld Naam > klik op Gebruiker toevoegen. Controleer of zijn of haar naam in de lijst met meldingen is geselecteerd > selecteer Signalen activeren en Meldingen activeren > klik op OK.
U hoeft niet nog eens op de werkbalk te klikken om een nieuwe weergave te openen nadat u een item hebt verzonden. Klik op Extra > Opties > dubbelklik op Omgeving. Selecteer op het tabblad Algemeen de optie Nieuwe weergave openen na verzenden > klik op OK. Wanneer u vervolgens een bericht verzendt, verschijnt er steeds een leeg bericht dat kan worden verzonden.
Als u zich ooit hebt afgevraagd of u een signaal voor een belangrijke bijeenkomst hebt ingesteld, moet u het volgende proberen: klik op Extra > Opties > dubbelklik op Datum en tijd > zorg ervoor dat het tabblad Agenda wordt weergegeven > klik op Signaal instellen bij accepteren. GroupWise zal nu een alarmsignaal instellen voor elke bijeenkomst die u accepteert.
Via de menu's die u opent door met de rechtermuisknop te klikken, kunt u de meeste functies van GroupWise sneller uitvoeren. Klik met de rechtermuisknop in de Mappenlijst. Bekijk de opties: Nieuwe map, Verwijderen, Naam wijzigen, Delen, Eigenschappen. Klik met de rechtermuisknop op de itemlijst. Afhankelijk van de plaats waar u klikt, verschijnen er opties zoals Openen, Afdrukken en Later lezen of Documenten importeren, Filter en Als agenda weergeven. 
U kunt de onderwerpen in e-mailberichten verbergen. Maak een nieuw bericht > klik op het tabblad Verzendopties > Beveiliging > Onderwerp verbergen > OK. Nu wordt het onderwerp alleen weergegeven als de ontvanger het bericht opent. In de itemlijst is het onderwerp van het bericht niet te zien.
U kunt een regel voor toekomstig gebruik bewaren. Als bijvoorbeeld de vakantieregel voldeed, moet u deze niet verwijderen als u weer terug bent van vakantie. Schakel in plaats daarvan deze regel uit door op het selectievakje naast de regel in het dialoogvenster Regels te klikken. Zo kunt u de regel altijd weer inschakelen als u weer op vakantie gaat en hoeft u niet steeds de regel opnieuw op te geven.
U kunt uw filters opslaan en zelfs filters toevoegen aan het menu Filter (twee overlappende cirkels). Dit menu staat in de koptekst van de itemlijst in uw postbus. Maak een filter > klik in het dialoogvenster Filter op Filter > Opslaan. Typ een naam in het invoervak Opslaan als > zorg ervoor dat Toevoegen aan menu is geselecteerd > klik twee keer op OK. Wanneer u een van de filters wilt gebruiken, klikt u op de betreffende filter in het menu Filter.
GroupWise beschikt over kant-en-klare filters. Open een adresboek als u bijvoorbeeld alles tijdelijk wilt verbergen en alleen de systeembronnen wilt weergeven > klik op het menu Beeld > Filter: faciliteiten. U kunt ook filteren op contactpersonen, groepen of organisaties.
U kunt uitschakelen dat GroupWise met Invullen van naam naar de naam van de gebruiker "raadt" als u de naam in het invoervak Aan typt. Druk op Delete > typ een komma.
Wanneer u dubbelklikt op een bijlage, doet zich een van de volgende drie situaties voor: de bijlage wordt geopend in de GroupWise Viewer, de bijlage wordt in het huidige itemvenster geopend, of de bijlage wordt in de bijbehorende toepassing geopend. Klik op Extra als u wilt wijzigen wat er gebeurt nadat u op een bijlage hebt gedubbelklikt > klik op Opties > dubbelklik op Omgeving. Klik op het tabblad Standaardactie > kies een optie onder Bijlagen.
U kunt een map naar een bepaalde plaats in de Mappenlijst slepen. Sleep de map met ingedrukte rechtermuisknop. Wanneer u de map loslaat, verschijnt er een menu waarin u kunt kiezen waar de map in de lijst wordt weergegeven: boven, onder of ergens anders.
U kunt instellen dat er een antwoord op het door u verzonden bericht naar u wordt gestuurd. Wanneer u een nieuw bericht maakt (e-mail of telefoon), klikt u op het tabblad Verzendopties > Antwoord gewenst. Klik op Bij gelegenheid of geef een uiterste datum op. Uw berichten worden afgeleverd in de postbussen van de ontvangers en gaan vergezeld van een pictogram dat aangeeft dat u graag antwoord op uw bericht wilt ontvangen.
Als er geen geluidskaart in uw computer is genstalleerd, kunt u toch een geluidssignaal voor nieuwe items horen. Klik met de rechtermuisknop op het pictogram GroupWise Notify op de taakbalk van Windows > klik op Opties > Notify. Klik op Geluid afspelen in een van de prioriteitsvakken. Als er geen geluidsbestand is geselecteerd, laat GroupWise Notify <GELUIDSSIGNAAL> zien, wat betekent dat het systeem een geluidssignaal laat horen als er een nieuw item voor u is binnengekomen.
Uit het oogpunt van veiligheid hebben andere gebruikers normaal gesproken geen toegang tot documenten. Klik op de documentverwijzing als u toegang tot een document wilt hebben > klik op Bestand > Eigenschappen. Klik op het tabblad Delen. Klik op Delen met > klik in de lijst Delen op Algemene gebruikerstoegang. Klik op de selectievakjes onder de lijst om naar eigen inzicht de rechten toe te wijzen aan de personen die toegang tot de bibliotheek mogen hebben. 
In Windows kunt u tekens aan uw berichten toevoegen. Als u bijvoorbeeld een opsommingsteken in een bericht wilt plaatsen, moet u op Alt+0149 drukken. (De getallen moeten via het numerieke toetsenblok worden ingevoerd.) U kunt ook de speciale tekens openen. Klik op Start op de taakbalk van Windows > klik op Uitvoeren > typ charmap > klik op OK. Het lettertype in het bericht en het lettertype in de speciale tekens moeten gelijk aan elkaar zijn, zodat u kunt zien welke tekens er beschikbaar zijn.
U kunt de spelling van de tekst in andere talen controleren. Maak een nieuw bericht > klik op Extra > selecteer Taal voor Schrijfwijzer > selecteer een taal. De gekozen taal blijft net zolang van kracht totdat u een andere taal kiest of GroupWise afsluit.
U kunt een ander standaardlettertype voor berichten kiezen. Klik met de rechtermuisknop op het bureaublad van Windows > klik achtereenvolgens op Eigenschappen > tabblad Vormgeving > Geavanceerd. Klik in de itemlijst op Berichtvenster. Kies een lettertype, grootte en kleur. Klik op OK. Wanneer u vervolgens berichten opent, ziet u dat de tekst in het gekozen lettertype wordt weergegeven. Bovendien worden alle foutberichten en de tekst in berichtvensters van de Windows-programma's in dit lettertype weergegeven.
U kunt zowel uw postbus als die van de gemachtigde tegelijkertijd openen. Open uw postbus > klik op Venster > Nieuw hoofdvenster. Open de postbus van de gemachtigde in een van de vensters en houd uw postbus in het andere venster geopend.
U hoeft niet met de rechtermuisknop op een bijlage in het venster Bijlagen te klikken om meerdere bijlagen op te slaan. Klik gewoon op Bestand > Opslaan als. In het venster Items opslaan kunt u op Shift drukken en klikken of op Ctrl drukken en klikken op de gewenste bijlagen en deze allemaal tegelijk in de gewenste directory opslaan.
U kunt de door u verzonden berichten volgen. Klik op de map Verzonden items om deze te openen > zoek naar het bericht in kwestie. Klik met de rechtermuisknop op het bericht > klik op Eigenschappen om te zien wanneer het bericht is bezorgd, geopend, verwijderd en zelfs wanneer het uit de Prullenbak is verwijderd. U kunt in het GroupWise-systeem de status van elk door u verzonden item volgen. (Berichten die naar Internet zijn overgebracht, kunnen niet meer worden gevolgd.)
U kunt een commentaar over een document uit een gedeelde map versturen. Klik met de rechtermuisknop op het bericht > klik op Antwoorden. U kunt het document en alle antwoorden daarop in hirarchische volgorde weergeven: klik met de rechtermuisknop op de map > klik achtereenvolgens op Eigenschappen > tabblad Weergave > Weergeven als > Discussie-overzicht.
U kunt een bestand vanuit het bureaublad of de Windows Verkenner in de GroupWise-bibliotheek importeren. Klik met de rechtermuisknop op het bestand > klik op Verzenden naar > GroupWise-bibliotheek. U kunt ook het bestand vanaf het bureaublad naar uw postbus slepen. Bij beide methoden komt het bestand als een documentverwijzing in uw postbus te staan.
GroupWise onthoudt de laatste instellingen van het hoofdvenster en geeft deze weer als u GroupWise de volgende keer opent. Dit zijn bijvoorbeeld instellingen voor de venstergrootte.
U kunt elk type bestand in de GroupWise-bibliotheek opslaan, zoals tekstdocumenten, spreadsheets en toepassingen.
Als u een document naar een andere gebruiker wilt sturen, klikt u met de rechtermuisknop op de documentverwijzing > klik op Doorsturen als bijlage.
Als u een groot aantal documenten maakt, kunt u standaardwaarden opgeven voor systeemvelden zoals Auteur, Documenttype, Onderwerp en eventueel andere aangepaste velden. Door GroupWise worden de door u opgegeven standaardinstellingen toegekend aan elk document dat u maakt. Klik op Extra > Opties > dubbelklik op Documenten > klik op Eigenschappen > Standaardinstellingen voor document.
U kunt een nieuwe versie van een document maken, zodat u het document kunt wijzigen zonder dat de oorspronkelijke versie verandert. Klik met de rechtermuisknop op de documentverwijzing > klik op Nieuwe versie.
Als u uw toepassingen hebt gentegreerd met GroupWise, kunt u documenten in de bibliotheek openen vanuit elke ODMA-toepassing (bijvoorbeeld Microsoft Word, Corel WordPerfect, Microsoft Excel). Daarnaast kunt u vanuit de toepassing de bewerkte documenten als nieuwe documentversies in de bibliotheek opslaan.
Wanneer u een document thuis of onderweg moet bewerken, kunt u het document afmelden waardoor andere gebruikers dat document niet kunnen wijzigen. Klik op de documentverwijzing > Acties > Afmelden.
U kunt meerdere documenten met andere GroupWise-gebruikers delen door de documenten in GroupWise te importeren. Klik op Bestand als u een document wilt importeren > klik op Documenten importeren. Nadat u het document hebt gemporteerd, sleept u dit naar een gedeelde map. Zo krijgt iedereen met rechten voor de map ook het recht om het document weer te geven.
U kunt de eigenschappen van een item in het hoofdvenster weergeven door op het item te klikken en op Alt+Enter te drukken.
U kunt specifiek naar documenten en items zoeken. Klik op Extra > Zoeken. U kunt de zoekresultaten in een map opslaan door te klikken op Bestand > Opslaan als map. Wanneer u de map opent, wordt de map steeds bijgewerkt met de nieuwste items die overeenkomen met de zoekvoorwaarden.
U kunt met behulp van de map Door mij gemaakt in de map Documenten alle documenten opzoeken waarvan u de auteur bent. Klik op de map Documenten > klik op de map Door mij gemaakt.
Met behulp van Invullen van naam wordt vaak de gezochte naam al gevonden voordat u de volledige naam in het vak Aan van het item of in het adresboek hebt getypt. U kunt ook met de pijl-omhoog of pijl-omlaag naar de vorige of volgende naam gaan.
Wanneer u een naam in het vak Aan typt en op Enter drukt, verschijnt er een menu. U kunt informatie ophalen en namen verwijderen, bewerken, knippen, kopiren of in deze lijst plakken door met de rechtermuisknop te klikken op een naam in de lijst en een optie te selecteren.
Wanneer u items verzendt en ontvangt, wordt de naam van de ontvangers en de afzenders toegevoegd aan het adresboek Voorkeurlijst in het adresboek. Met de Voorkeurlijst kunt u ook de datum en tijd bijhouden van het laatste contact en het aantal keren dat u met een gebruiker contact hebt gehad.
U kunt informatie aan de adressen in de Voorkeurlijst van het adresboek toevoegen. Open het adresboek als u bijvoorbeeld postadressen en telefoonnummers wilt toevoegen aan bestaande items > klik op het adresboek Voorkeurlijst > dubbelklik op een naam > bewerk de informatie op de verschillende tabbladen.
U kunt persoonlijke adressen aan de Voorkeurlijst van het adresboek toevoegen. Open het adresboek als u nieuwe namen en informatie zoals Internet-adressen en interne adressen van het kantoor wilt toevoegen > klik op het adresboek Voorkeurlijst > klik op Nieuw op de werkbalk.
Als u een naam typt in het vak Aan van een te verzenden item, zoekt GroupWise in het adresboek naar de naam die er het meest op lijkt. Het adresboek wordt als volgt doorzocht: het adresboek Voorkeurlijst, het standaard persoonlijke adresboek (als een dergelijk adresboek is geopend) en het systeemadresboek.
U kunt uw eigen persoonlijke adresboeken maken en daar de namen van bijvoorbeeld vrienden in plaatsen, zonder dat iedereen per se een e-mailadres hoeft te hebben. Als u een persoonlijk adresboek wilt maken, opent u het Adresboek > klik op Bestand > Nieuw adresboek.
In het systeemadresboek wordt alleen op de eerste kolom gesorteerd. Sleep de gewenste kolom naar de positie van de eerste kolom.  Als u bijvoorbeeld op afdeling in plaats van op naam wilt sorteren, sleept u de kolom Afdeling naar de positie van de eerste kolom.
In uw persoonlijke adresboek worden de kolommen van links naar rechts gesorteerd. Sleep de kolom Afdeling naar de positie van de eerste kolom als u eerst op afdeling en vervolgens op naam wilt sorteren > sleep de kolom Naam naar de positie van de tweede kolom.
U kunt berichten in een voorkeurweergave lezen en verzenden. Klik op Extra als u de standaardweergave wilt instellen > klik op Opties  > dubbelklik op Omgeving > klik op het tabblad Weergaven > selecteer de voorkeurweergaven voor elk itemtype > klik op Standaardweergave instellen.
Als u een bijeenkomst voor een grote groep personen inplant en niet alle deelnemers zijn op dat moment beschikbaar, kunt u met Beschikbare tijden uitzoeken wat de beste tijd voor de belangrijkste deelnemers is. Klik op Extra > Tijden zoeken > voeg de deelnemers toe > klik op OK > tabblad Beschikbare tijden.
Als u de itemlijst in het hoofdvenster op een andere kolom wilt sorteren, klikt u op de kolomkop.
U kunt meer kolommen in het hoofdvenster weergeven. Klik met de rechtermuisknop op een kolomkop > klik op een kolomkop in de lijst.
U kunt een volledige lijst met kolommen weergeven en alleen die kolommen selecteren die u in het hoofdvenster wilt weergeven. Klik met de rechtermuisknop op een kolomkop > Meer kolommen.
De knoppen op de werkbalk kunnen met een afbeelding en tekst worden weergegeven. Klik met de rechtermuisknop op de werkbalk > klik op Werkbalk aanpassen > klik op Afbeelding en tekst of Afbeelding en geselecteerde tekst rechts.
U kunt met een gedeelde map zoals een bulletin board informatie met bepaalde personen delen, een discussie beginnen, aankondigingen doorsturen, een overzicht van gebeurtenissen opslaan, enzovoort.  Klik met de rechtermuisknop op een map als u deze wilt wijzigen > klik op Delen > Delen met > voer de namen in van de personen met wie u de items uit de map wilt delen.
Uw verbinding kan open blijven staan, zelfs als u niet op kantoor bent. Klik op Extra als u een externe postbus op uw gekoppelde laptop wilt maken om berichten te kunnen blijven verzenden en ontvangen als u onderweg bent > klik op Hit the Road.
Notify maakt u erop attent als er een item voor u is binnengekomen, wanneer door u verzonden items worden geopend en wanneer er een afspraak op het programma staat. Notify is geopend als er een pictogram van een wereldbol op de taakbalk van Windows staat.
U kunt voor een onbeperkt aantal mensen worden gemachtigd. Klik op Bestand als u een gebruiker wilt machtigen van wie u toegangsrechten hebt gekregen > klik op Gemachtigde.
Veel vensters van GroupWise kunnen worden vergroot en verkleind. U kunt het formaat van een venster wijzigen door een hoek of rand ervan te slepen.
U kunt knoppen aan de werkbalk toevoegen. Klik met de rechtermuisknop op de werkbalk > klik op de werkbalk Aanpassen > tabblad Aanpassen.
U kunt alle documenten waarvoor u de rechten hebt, in de standaardbibliotheek van GroupWise weergeven door te klikken op de map Documenten > de map Standaardbibliotheek.
Wanneer u een item opent, kunt u de invoegpositie van het ene naar het andere tekstvak verplaatsen door op Tab te drukken.
U kunt een tabstop in een bericht invoegen. Druk op Ctrl+Tab.
U kunt uw commentaar invoegen in het bericht van de afzender als u antwoord terugstuurt.
Klik op Antwoorden op de werkbalk > selecteer Oorspronkelijk bericht opnemen > klik op OK > voeg uw commentaar toe. Klik op Bewerken als u de tekst wilt laten afsteken bij de originele tekst door weergaveopties zoals vet, onderstrepen of cursief te gebruiken of door kleur aan uw commentaar toe te voegen > klik op Lettertype.
U kunt documenten met uw favoriete toepassingen maken zonder dat u daarvoor eerst de postbus hoeft af te sluiten. Klik op Bestand als u documenten in uw postbus wilt maken en opslaan > klik op Nieuw > Document.
U kunt betaaldagen of andere steeds terugkerende notities aangeven zonder dat u daarvoor steeds afzonderlijke notities naar u zelf hoeft te sturen. Klik op Bestand > Nieuw > Notitie > Acties > Herhaling.
Uw gemachtigden kunnen de items die u als Priv hebt gemarkeerd, niet lezen tenzij u hen het recht hebt gegeven uw persoonlijke berichten te openen. Klik in de postbus op het item dat alleen voor u is bestemd > klik op Acties > Markeren als priv.
Standaard worden in de postbus de ontvangen items weergegeven. Als u de verzonden items wilt bekijken, klikt u op de map Verzonden items.
U kunt een alarmsignaal negeren en u vijf minuten later opnieuw laten waarschuwen. Als u met iets anders bezig bent terwijl er een waarschuwing op het scherm verschijnt, klikt u op Signaal herhalen waardoor het signaal verdwijnt en vijf minuten later weer afgaat. Klik op Wissen als u niet meer wilt worden gewaarschuwd.
